Выбор автоматизированной системы управления клубом | Фитнес Эксперт | Fitness Expert (отраслевая бизнес-площадка)

Выбор автоматизированной системы управления клубом

31.07.2018

Выбор автоматизированной системы управления клубом
Современный рынок диктует жесткие условия для ведения бизнеса. Быстрое и качественное обслуживание, своевременное реагирование на изменяющиеся потребности, прогнозирование спроса и многое другое невозможно без использования автоматизированной системы, позволяющей вести оперативный контроль всех бизнес-процессов фитнес-клуба. Сегодня рынок предлагает большое количество программных решений для автоматизации фитнеса, разработанных разными компаниями. Правильный выбор системы может значительно снизить бюджет проекта автоматизации, уменьшить риски при внедрении и повысить эффект от внедрения. В этой статье мы расскажем об основных критериях при выборе системы автоматизации фитнес-клуба, на которые следует опираться.
Внедрение автоматизированной системы управления нужно рассматривать не как затраты, а как инвестиции. Автоматизированный процесс позволяет фитнес-клубу стать более эффективным в своей деятельности, а неграмотная бережливость, напротив, может отразиться на прибыли. Все затраты, вложенные в автоматизацию, обычно с лихвой окупаются в процессе эксплуатации.

При выборе программы, соответствующей вашему бизнесу, в первую очередь нужно определить задачи, которые необходимо решить при помощи автоматизации фитнес-клуба. Во-вторых, необходимо определить бюджет, который вы планируете потратить для решения всех функциональных задач. И только сопоставив эти два условия, перейти к выбору компании, способной решить именно ваши задачи в соответствии с выделяемым бюджетом.

На что следует обратить внимание при выборе системы для клуба?

1. Соответствие функционала системы вашим целям и задачам автоматизации
Это определит объем доработок системы при внедрении и в целом эффективность внедрения.

2. Оптимальность реализации основных бизнес-процессов
Важно не только наличие возможности автоматизации какого-то процесса, а как это сделано. Неудобная и громоздкая реализация функции может привести к невозможности ее использования.

3. Открытость и гибкость системы, легкость настройки и внесения изменений в логику
Является ли система «платформой» или «монолитной» закрытой системой? Имеется ли конфигуратор для изменения настроек? Можно ли изменить формы документов, отчетов, скорректировать логику?

4. Простота и удобство интерфейса пользователя
Простота и понятность интерфейса – залог успешного освоения программы сотрудниками клуба. Насколько удобен поиск нужной информации, выполнение основных действий пользователя?

5. Скорость работы системы с большими объемами данных
Важна скорость поиска данных, выполнение регистрации клиентов в клубе, работа с журналами документов и разными реестрами (справочниками), подготовка отчетов.

6. Разграничение функций и контроль доступа пользователей
Ограничение доступа к важной бизнес-информации, рабочие места с ограниченным набором функций.

7. Аналитические возможности системы
Система отчетности и бизнес-аналитики – это инструмент управления для руководителя.

8. Возможности интеграции с системами контроля доступа (СКУД)
Для средних и больших клубов актуальна возможность работы системы совместно с турникетами и магнитными замками, управляемыми системой контроля доступа.

9.Поддержка дополнительного оборудования: ККМ, считыватели магнитных карт
Возможность печати чеков на ККМ, считывать коды карт клуба – это важные функции системы.

10. Современность используемых технологий
Например, используется ли SQL база данных? Есть ли интеграция с офисными приложениями? Поддерживаются ли современные ОС (Windows 10)?

11. Возможности масштабирования
Если у вас появится еще один клуб, и вы захотите централизованное управление, сможете ли вы использовать эту же систему?

12. Совокупная стоимость владения системой
Лицензии + модули + пользователи + сервер + доп.оборудование + внедрение + доработки + поддержка. Опционально: лицензии на сторонее ПО + серверное и сетевое оборудование + апгрейд компьютеров.

Приведем также типичные ошибки, которые часто делают при выборе системы автоматизации:

1. Отсутствие четких требований к системе
Прежде всего, необходимо для себя понять, для чего вам система, каких целей вы хотите достичь при ее внедрении. Все эти цели должны быть проранжированы в порядке приоритета.

2.При оценке системы не были привлечены ключевые сотрудники
Система призвана автоматизировать большинство бизнес-процессов клуба, поэтому для оценки должны привлекаться ключевые сотрудники, хорошо представляющие себе эти процессы.

3. При оценке системы не были привлечены сотрудники ИТ-службы
Только ИТ-специалист сможет оценить технологическую составляющую системы автоматизации, насколько она современна, надежна, степень открытости и гибкости системы.

4. Выбор системы только на основе рекомендаций (моды, рекламы)
Даже если хороший знакомый рекомендует вам систему, и даже сам работает на ней, это не дает гарантии, что именно она идеально подходит для вашего бизнеса. Выбирать лучше самому.

5. Выбор только по критерию цены
Это одна из самых распространенных ошибок. Нужно понимать, что попытка сэкономить на первоначальных вложениях может дорого обойтись в будущем, когда вам придется затратить больше средств на доработку системы или даже ее замену.

6. Не учитываются неявные затраты (совокупная стоимость)
Часто руководители подпадают под действие рекламы производителя системы автоматизации, декларирующего невысокую стоимость своего продукта. Однако производители систем иногда замалчивают тот факт, что для функционирования их системы придется дополнительно приобрести лицензии на стороннее ПО, например -  сервер БД или серверную ОС.

7. Недостаточно изучены функциональные возможности
Это очень серьезная ошибка, которая может привести к провалу проекта автоматизации. Необходимо всесторонне изучить возможности будущей системы и записать все необходимые доработки в ТЗ на внедрение.

8. Не оценивается эффективность автоматизации бизнес-процессов
Зачастую при просмотре потенциальной системы ограничиваются декларацией того факта, что требуемая функциональность есть. Однако, «дьявол в деталях», поэтому важно убедиться, что требуемый функционал сделан удобно и оптимально, иначе он может оказаться просто бесполезным.

9. Не учитываются возможности работы с большими объемами данных
С течением времени в системе накапливается значительное количество информации. Это и карточки клиентов, и договора, и чеки, и платежные документы. Также, накапливается очень много оперативной информации, например - записи о регистрации клиентов. Система должны обеспечивать приемлемую скорость работы, даже при наличии большого объема накопленных данных.

10. Не учитывается возможность интеграции с доп. оборудованием
Часто бывает так, что система покупается и внедряется без установки дополнительного оборудования. Затем, когда появляется необходимость в интеграции с доп. оборудованием (например, СКУД или фискальные регистраторы), то возникают проблемы.

В качестве примера сбалансированной системы автоматизации можно привести систему КРАФТ-Фитнес. Это комплексная система управления клубом, которая объединяет в себе возможности CRM, ERP и BPM систем, с гибкой технологией настройки бизнес-процессов. Отличительные особенности системы КРАФТ-Фитнес:

1. Оптимальное соотношение стоимости и функционала
Система не требует приобретения лицензий на стороннее ПО (серверы БД, ОС, драйверы), работает на компьютерах с ОС начиная с версии Windows XP, нетребовательна к мощности компьютера. При этом это технологически современная система, использующая мощный SQL сервер и Web-технологии.

2. Максимальная гибкость и открытость
КРАФТ-Фитнес реализован на программной платформе КРАФТ, вся бизнес-логика открыта и доступна для изменения. Поэтому модификация функционала системы под требования заказчика происходит максимально быстро и эффективно. Возможна доработка системы силами вашего ИТ-отдела.

3. Высокая скорость работы
КРАФТ-Фитнес использует бесплатный и современный SQL сервер Firebird, структуры данных системы оптимизированы для получения наивысшей производительности.

4. Мощный функционал: все в одном
Так как изначально система КРАФТ проектировалась как ERP система, в ней уже были многие функции, которые становятся все более востребованными в системах управления фитнес-клубами, такие как: CRM, торговля и складской учет, кадровый учет, расчет заработной платы сотрудников, бухгалтерский и финансовый учет. Базовые функции этих модулей уже включены в модуль «Фитнес», но при необходимости систему можно серьезно расширить за счет приобретения дополнительных модулей.

5. Автоматизируются абсолютно все бизнес-процессы клуба
В системе организованы рабочие места рецепции, кассира, менеджера, бармена, врача, бухгалтера, руководителя. Автоматизирован полный цикл работы с клиентом, начиная от оформления договора, регистрации клиента в клубе и до закрытия контракта с подведением итогов взаиморасчетов.

6. Современный и удобный интерфейс
Система имеет современный интерфейс в стиле Microsoft Office, с возможностями индивидуальной настройки. Интерфейс унифицирован для всех модулей, широко используются контекстные меню и гиперссылки. Система также имеет непревзойденные возможности для поиска, сортировки и фильтрации данных. Все операции на рабочих местах выполняются максимально просто и эффективно, зачастую в 1 – 2 клика мышью, что ускоряет выполнение наиболее частых действий.

7. Мощная защита данных
Доступ в систему по индивидуальному логину/паролю, разграничение доступа к функциям системы на основе ролей пользователей и привилегий, ограничения пользовательского интерфейса (рабочие места), наиболее важные действия протоколируются (например, операции над абонементами клиентов).

Отметим, что компания Бином Софт, являющаяся разработчиком системы КРАФТ-Фитнес, выполняет комплексное внедрение «под ключ», включая настройку дополнительного оборудования и обучение персонала заказчика, с последующим техническим сопровождением. Подробнее о системе КРАФТ-Фитнес можно узнать на официальном сайте продукта.